מה מקבלים בחינם?
15 ג'יגה שטח חינמי (משותף עם Gmail ו-Google Photos). לרוב העצמאים - זה מספיק שנים. Google Docs, Sheets ו-Slides לא תופסים מקום בכלל.
Google Docs ו-Sheets שמורים על שרתי גוגל - לא על הכונן שלכם. גיבוי אוטומטי, כל גרסה שמורה, אפס פחד ממחיקה בשוגג.
5 שימושים מעשיים לעצמאי
- ניהול חוזים ב-Google Docs - כתבו את תבנית ההסכם שלכם פעם אחת. לפרויקט חדש - שכפלו, מלאו שם לקוח ותאריך. שתפו עם הלקוח לאישור ללא הורדת קבצים.
- ארכיון חשבוניות ב-Sheets - שורה אחת לכל חשבונית: תאריך, לקוח, סכום, האם שולם. מסנן לפי שנה/לקוח בשניות. חוסך אקסל מסורבל.
- שיתוף קבצים עם לקוחות - במקום לשלוח קבצים כבדים במייל, שלחו לינק. הגדירו "צפייה בלבד" לחומרים גמורים, "עריכה" לדוקומנטים בעבודה.
- תיקיות לכל פרויקט - צרו מבנה קבוע: שם לקוח / פרויקט / הסכם / תוצרים. אחרי שנה תוכלו למצוא כל מסמך תוך 10 שניות.
- Google Drive לנייד - צלמו חשבוניות ומסמכים עם הטלפון. Drive מגבה אותם אוטומטית ומאפשר חיפוש בתוך תמונות (כן, גוגל קוראת טקסט מתמונות).
מבנה תיקיות מומלץ לעצמאי
הנה מבנה שעובד - פשוט לשנות לפי הצרכים שלכם:
- 01-לקוחות/ - תת-תיקייה לכל לקוח עם חוזה, תוצרים, התכתבויות חשובות
- 02-כספים/ - חשבוניות לפי שנה, מעקב תשלומים, הוצאות
- 03-תבניות/ - תבנית הצעת מחיר, הסכם עבודה, מייל דחייה - מסמכים שמשכפלים
- 04-שיווק/ - לוגו בגדלים שונים, תמונות, טקסטים קבועים
- 05-ניהול/ - לוח שנה, יעדים שנתיים, מעקב פרויקטים
Drive מול Dropbox מול iCloud
| קריטריון | Google Drive | Dropbox | iCloud |
|---|---|---|---|
| שטח חינמי | 15 ג'יגה | 2 ג'יגה | 5 ג'יגה |
| שיתוף עם לקוחות | מצוין | טוב | מוגבל |
| עריכה ב-Browser | Docs/Sheets/Slides | Office Online | Pages בלבד |
| אינטגרציה עם Gmail | מושלמת | לא | לא |
| Android/Windows | מצוין | טוב | גרוע |
אם כבר יש לכם Gmail - Drive הוא הבחירה הברורה. אם כולם במשרד משתמשים ב-Mac - iCloud עושה עבודה. Dropbox כבר פחות רלוונטי לעצמאי קטן.
שאלות נפוצות
האם הנתונים בטוחים? ב-Drive, גוגל יכולה לסרוק את הקבצים לפי תנאי השירות. לחוזים עם נתונים רגישים מאוד - כדאי להצפין לפני העלאה.
מה קורה אם אין אינטרנט? ניתן להגדיר מסמכים לגישה אופליין - הם יסתנכרנו כשהחיבור יחזור.