למה עצמאים צריכים כלי ניהול משימות בכלל
רוב העצמאים מתחילים עם דף נייר, ואחר כך עוברים לאקסל, ואחר כך למחברת, ואחר כך בחזרה לדף נייר. הבעיה היא לא חוסר ארגון - הבעיה היא שהכלים האלה לא מתאימים למציאות של עצמאי שעובד עם כמה לקוחות בו-זמנית, עם דדליינים שמשתנים, עם משימות שתלויות אחת בשנייה.
כשאתם עובדים לבד, אין מנהל שיזכיר לכם שהגשה ביום חמישי. אין עמית שיאמר לכם שמשהו נתקע. כל האחריות עליכם, ולכן המערכת שתבחרו צריכה לעשות חלק מהעבודה הזאת בשבילכם.
Asana היא אחת הפלטפורמות הפופולריות ביותר לניהול עבודה, ולמרות שהיא מוכרת בעיקר לחברות גדולות, גרסת החינם שלה מתאימה מאוד לעצמאים. תוכלו לנהל עד 15 משתמשים, פרויקטים ללא הגבלה ומשימות בלי לשלם אגורה אחת - ובמאמר הזה תלמדו בדיוק איך לסדר אותה כך שתעבוד בשבילכם.
מה Asana בעצם מציעה לעצמאים
לפני שאתם צוללים להגדרות, כדאי שתבינו מה הכלי עושה ואיפה הגבולות שלו. Asana מאפשרת לכם לארגן את העבודה בשלושה רבדים עיקריים: פרויקט, משימה ותת-משימה. כל פרויקט יכול לייצג לקוח אחד, תחום עבודה אחד או קמפיין אחד - כל עוד הלוגיקה ברורה לכם.
תצוגת רשימה
המבנה הבסיסי - רשימת משימות ממוינת לפי תאריך, עדיפות או שלב. מתאים למי שעובד עם לקוחות בפרויקטים ליניאריים.
תצוגת לוח (Board)
עמודות בסגנון קאנבאן - "בתכנון", "בביצוע", "לבדיקה", "הושלם". מצוין לעבודה יצירתית ולפרויקטים שמתפתחים תוך כדי.
לוח שנה
תצוגה חזותית של כל הדדליינים לפי תאריך. אתם רואים במבט אחד שבוע עמוס מדי לפני שהוא קורה.
תיבת נכנס (Inbox)
כל העדכונים, ההערות ושינויי הסטטוס מגיעים למקום אחד - לא צריך לרוץ בין פרויקטים לבדוק מה קרה.
איך מגדירים את Asana נכון מהיום הראשון
הטעות הנפוצה ביותר של עצמאים ב-Asana היא ליצור פרויקט אחד גדול שנקרא "עבודה" ולשים בו הכל. זה עובד שבוע, ואחר כך הופך לבלגן שאי-אפשר לנווט בו. הגישה הנכונה היא לחשוב על המבנה לפני שמתחילים.
-
פרויקט אחד לכל לקוח פעיל
צרו תיקייה (Portfolio) בשם "לקוחות פעילים" ובתוכה פרויקט נפרד לכל לקוח. כך תוכלו לראות את כל הפרויקטים של כל לקוח במקום אחד, ולהחליף הקשר בלחיצה אחת. -
פרויקט נפרד לניהול העסק שלכם
כל המשימות הפנים-עסקיות שלכם - הגשת דוחות, חידוש מנויים, שיחות מכירה - יחיו כאן. זה מונע ערבוב בין עבודה ללקוחות לבין ניהול העסק עצמו. -
הגדרת תבנית (Template) לכל סוג פרויקט
אם אתם מפתחים אתרים, לכל אתר יש בדרך כלל אותן שלבים. צרו תבנית עם המשימות הקבועות ופשוט שכפלו אותה כל פעם שמגיע לקוח חדש. -
שימוש ב-My Tasks בכל בוקר
האזור "המשימות שלי" מאחד את כל המשימות שמוקצות לכם מכל הפרויקטים. פתחו אותו כל בוקר, סדרו לפי עדיפות, וזה מה שאתם עובדים עליו היום. -
הגדרת תזכורות אוטומטיות
Asana שולחת התראה במייל יום לפני כל דדליין. וודאו שהמייל שלכם מחובר ושאתם לא מסמנים את ההתראות האלה כספאם.
ניהול כמה לקוחות בלי שהכל מתערבב
האתגר האמיתי של עצמאי הוא לא לנהל פרויקט אחד - זה לנהל שלושה פרויקטים שמתקדמים במקביל, עם לקוחות שמחכים לתשובות ועם משימות שמגיעות ברצף לא צפוי. Asana מציעה כמה מנגנונים שעוזרים בדיוק עם זה.
הכלי הראשון הוא תיוגים (Tags). תוכלו לתייג משימות לפי סוג - "דחוף", "מחכה ללקוח", "לוגיסטיקה" - ואז לסנן את כל המשימות לפי תגית, בלי קשר לפרויקט שאליו הן שייכות. זה שימושי כשרוצים לראות מה בכל הפרויקטים מחכה לאישור לקוח.
הכלי השני הוא תלויות (Dependencies). אם שלב ב' לא יכול להתחיל לפני שסיימתם שלב א', תוכלו להגדיר את הקשר הזה ישירות. Asana תסמן אוטומטית את שלב ב' כחסום עד שהקודם מסומן כהושלם.
הכלי השלישי הוא שיתוף פרויקטים עם לקוחות. תוכלו להוסיף לקוח כחבר בפרויקט שלו, לתת לו גישה לצפות בהתקדמות ולהוסיף הערות - בלי לתת לו גישה לפרויקטים האחרים שלכם. זה מקצועי הרבה יותר מאשר עדכונים במייל, וחוסך שאלות של "על מה אתה עובד עכשיו".
Asana חינם מול Asana בתשלום - מה באמת שווה לכם
גרסת החינם של Asana מספיקה לרוב העצמאים. אבל כדאי שתדעו בדיוק מה תפספסו אם לא תשדרגו, ומתי כדאי לשקול תשלום.
| תכונה | חינם | Starter (בתשלום) |
|---|---|---|
| פרויקטים | ללא הגבלה | ללא הגבלה |
| משתמשים | עד 15 | ללא הגבלה |
| תצוגת לוח (Board) | כן | כן |
| ציר זמן (Gantt) | לא | כן |
| דוחות ומדדים | בסיסי בלבד | מתקדם |
| חוקי אוטומציה | לא | עד 250 לחודש |
| אינטגרציה עם Slack/Google | כן | כן |
אם אתם עצמאים שעובדים לבד או עם שותף אחד, גרסת החינם תספיק לכם לגמרי. השדרוג משתלם בעיקר כשאתם עובדים עם פרילנסרים נוספים, כשהפרויקטים מורכבים ומצריכים תכנון גאנט, או כשרוצים אוטומציות שחוסכות זמן אדמין.
שלוש אוטומציות שכדאי להפעיל מיד (בגרסה בתשלום)
אם בחרתם לשדרג, האוטומציות הן הסיבה הכי טובה לכך. הנה שלוש שיחסכו לכם זמן אמיתי:
- משימה הושלמה - שלח עדכון ללקוח: כשאתם מסמנים משימה כ"הושלמה", Asana שולחת אוטומטית הודעה ללקוח בפורמט שתגדירו מראש. אתם לא צריכים לזכור לעדכן.
- דדליין מתקרב - העבר לעדיפות גבוהה: 48 שעות לפני כל דדליין, המשימה עוברת אוטומטית לרשימה "דחוף" ב-My Tasks שלכם.
- לקוח הוסיף הערה - צור משימת מעקב: כל פעם שלקוח כותב הערה בפרויקט, נוצרת אוטומטית משימה "לענות ל-[שם לקוח]" עם דדליין של 24 שעות.
Asana מול כלים מתחרים - מה מתאים לאיזה עצמאי
Asana היא לא הכלי היחיד שם בחוץ, ולא בהכרח הנכון לכל עצמאי. Trello פשוטה יותר ומתאימה למי שצריך לוח קאנבאן בסיסי בלי עקומת למידה. Notion מתאימה למי שרוצה לשלב ניהול משימות עם תיעוד ומסמכים. Monday.com מתאימה לצוותים קטנים שעובדים יחד על פרויקטים.
Asana מצטיינת כשאתם עובדים עם הרבה לקוחות במקביל, כשיש לכם תהליכים חוזרים על עצמם, וכשאתם רוצים שהלקוחות יוכלו לראות את ההתקדמות בפרויקט שלהם בצורה מסודרת. אם העסק שלכם מבוסס על פרויקטים ריצה קצרים עם מספר שלבים קבוע, היא תהיה הבחירה הנכונה.